NTLs tilbakemeldinger på rapport 4-5-6 i OU-prosjektet

Delprosjekt 4: Slik rekrutterer vi de beste talentene

• Prestisjeprogram for å rekruttere internasjonalt ledende professorer til viktige satsingsfelt for UiB:
  • Vi er enige i at det ligger noen store utfordringer i å lage et “a og b-lag” og vil på det sterkeste protestere på at man går for å ha for store lønnsforskjeller. Noe lønnsforskjell kan man leve med om det er verdensledere på feltet som tiltrekkes, men at vi skal få et enormt spenn i lønninger er vi ikke enige i.
• Delegering til fakultetsnivå:
  • Gjennom hele rapporten legges det vekt på å profesjonalisere og bedre kvaliteten på tilsettingsprosessen. Da synes vi det virker motstridende å anbefale å delegere mer myndighet nedover i organisasjonen rundt tilsettinger. Samtidig anbefales det større enheter som skal jobbe med disse sakene, så det er litt uklart hva som egentlig er det man anbefaler i rapporten.
    Vi har i dag en delegert myndighet rundt utlysninger, vi ser at det gjøres mye feil og at kvaliteten ikke er god nok. Når man nå snakker om å delegere enda mer nedover, synes vi det vil virke mot sin hensikt. Det vil måtte være flere som jobber med slike saker enn i dag og disse vil behandle mange færre saker. Dermed får man personer som ikke på samme måte er vant med å behandle slike saker og dermed vil de både kunne jobbe mindre effektivt og ikke ha nok erfaring med problemstillingene.
    NTL mener det vil være mye bedre å styrke arbeidet som gjøres på POA rundt tilsettings-saker og at disse bistår fakultetene og enhetene i større grad i tilsettings-prosessene. POA kan f.eks. være med fra start til slutt i prosessen for å påse at sakene ikke blir liggende og flyter raskt videre til neste nivå i saksbehandlingen.
• Anbefalinger side 13:
  • “Arbeidsgruppen anbefaler at det etableres maler for intern oppsummering etter intervju, referanseinnhenting og prøveforelesning”.
    • Dette er vel allerede noe som finnes og brukes i dag på tekniske og administrative stillinger? Vi anbefaler at det samme gjøres på vitenskapelige tilsettinger.

 

Man snakker om å «Vurdere ordningen med sentralt tilsettingsutvalg for teknisk- administrative stillinger”

• Dette punktet klarer vi ikke å finne igjen så bastant i rapporten. Vi lurer på hva som menes her, begrunnelsen for det og hvordan man mener det står seg i forhold til tjenestemannsloven.
• NTL er uenig i at dette trenger å vurderes og ønsker på ingen måte å avvikle de sentrale tilsettingsrådene, vi mener at dette vil føre til en senking av kvaliteten på tilsettingssaker og ikke vil virke etter hensikten.
• NTL foreslår at POA går gjennom de siste f.eks. 100 teknisk/administrative tilsettings-saker fra start til slutt for å se hvor sakene bruker lengst tid for å se om det finnes flaskehalser som kan fjernes. Vi tror ikke det er tilsettingsrådet (som jo bare har 3 dager på å gi sin tilbakemelding), men det vil man jo da finne ut.

• Ellers merker NTL seg at man nå foreslår obligatoriske kurs for alle ledere ned til institutt- og administrasjonssjefsnivå + fakultetsstyremedlemmer, i tillegg til personalmedarbeidere. Dette har NTL foreslått i mange år og vi er glade for at komiteen bak rapporten er enige med oss på dette punktet!

 

 

• Problematikken rundt «automatisk kalling» ved avslutning av stipend fra Bergen Forskningsstiftelse må gjennomgås med tanke på forholdet til det relevante lovverket.
• Å begrense rekruttering av internasjonalt ledende professorer til å bare gjelde innen UiBs profilområder virker unødig begrensende.
• Det er positivt med større fokus på mottak av internasjonale ansatte, denne gruppen har en del særegne utfordringer UiB bør løse bedre, så vi støtter forslagene her.

 

 

 

 

Delprosjekt 5: Digitale tjenester – fornye, forenkle og forbedre

Denne rapporten gir en grei oppsummering av dagens situasjon, kravene fra sentrale myndigheter og forslag til arbeid fremover. NTL vil gjerne skryte av arbeidet som er lagt ned.

 

Av innspill har vi følgende kommentarer:

• Det kan bli en stor arbeidsbelastning på IT-avdelingen å gjennomføre alle tiltakene som foreslåes og som vil komme som bestillinger til IT-avdelingen. Det må sikres at det er nok ressurser til dette og at det ikke blir rovdrift på enkeltpersoner for å få gjennomført tiltakene. Enten må IT-avdelingen styrkes, eller så må man prioritere og godta at tiltakene må komme over en lengre tidsperiode.
• “UiB må utarbeide og gi retningslinjer for bruk av e-post som kommunikasjonsverktøy, med mål om primært å ta i bruk andre egnede informasjonssystemer”
  • NTL noterer at det har blitt oppklart at dette punktet gjelder saksbehandlingsrelatert kommunikasjon. Her trengs det absolutt tekniske løsninger som gjør dette enkelt og forståelig for saksbehandlere. Prinsipielt sett bør dette være plattformuavhengige løsninger, så man ikke unødig binder seg til bestemte programvareleverandører.
• NTL merker seg at det foreslåes å lage en selvbetjeningsløsning for dokumenter på offentlig postjournal, det ser vi som utelukkende positivt.
• Det siste punktet i 7.2 om DigUiB virker noe uklart og løsrevet fra det som ellers står i rapporten. Det er vanskelig å forstå hva som egentlig menes med dette punktet.

 

 

 

 

 

 

Delprosjekt 6: Service og kvalitet i sentrale tjenester

NTL mener denne rapporten er tynn og kommer med flere spørsmål enn svar. Mange av de anbefalingene som kommer er allerede kommet i rapporten som ligger vedlagt fra 2012. Vi mener det åpnes mange problemstillinger som komiteen burde avklart bedre og kommet med svar på, men som nå står ganske åpent og åpner for mye usikkerhet og diskusjoner blandt de som blir berørt.

 

NTL forstår bakgrunnen for at man ønsker å gjøre noe med førstelinjetjenestene, men arbeidsgruppen går ikke langt nok i å gi svar, og der de gir svar har vi noen innvendinger.

 

• Side 10 – lister over foreslåtte tjenester som kan samlokaliseres:
  • Vi er redd for at denne samlokaliseringen vil løse noen problemer og lage en del nye. I dag er det f.eks. slik ved inn/utlevering av PC ved IT-avdelingen at man kan få snakke med den som utfører servicen på PC’en og dermed få forklart problemet eller få løst spørsmål man har direkte med den som utfører oppgaven. Hvis det er tenkt en helt generell inn/utlevering i et nytt service-senter, så mister man denne direkte kontakten. På samme måten kan man i dag på EIA hente andre personer som kan hjelpe hvis det er spørsmål knyttet til henvendelsen. Ved å flytte såpass langt unna både IT-avdelingen og EIA, så vil man ikke få denne fordelen av å kunne få direkte kontakt med fagpersoner som man har i dag, men blir avspist med en ren inn/utlevering av PC, mobiler, nøkler, kort osv.
    Vil en ide være å ha et evt. samlokalisert servicesenter i Stein Rokkans hus, der både EIA, KA og IT-avdelingen holder til, slik at man ikke er for langt unna fagpersonene om det viser seg å være nødvendig å hente inn noen andre til å svare direkte på en henvendelse?
• Side 11 – bemanning:
  • Her er det helt uavklart hvordan man tenker sentrene bemannet. Er det med faste tilsatte (nye eller overført fra andre avdelinger), utlån fra andre avdelinger, PC-vakter, opplæring av UBB-ansatte? Dette er særdeles dårlig opplyst i rapporten. Alle løsninger på dette problemet vil gi sine utfordringer.
• Side 11 – godt samsvar mellom oppgaver og kompetanse:
  • Mye samme innvendinger som punktet over. Hvordan er det tenkt bemannet, og hvordan har man tenkt å sikre en så bred kompetanse som her er tiltenkt? Er det meningen å ha 1 som kan alt på jobb, eller er det meningen at senteret skal ha 4-5 ansatte til enhver tid i hele åpningstiden? Dette vil potensielt kunne bli en veldig dyr løsning, spesielt hvis det er tenkt 4-5 personer i hvert av de to sentrene til enhver tid i hele åpningstiden til UB.
• Side 12 – Chat
  • Chat virker som en god ide som bør utredes nærmere, men vi vil påpeke at det kan være en betydelig kostnad involvert i å ha nok saksbehandlere som kan svare på chat til enhver tid. Det er også en utfordring å ha personer som har oversikt over alle de feltene som er listet opp til å kunne svare godt på enhver tilfeldig henvendelse.
• Side 15-16 – punkt 4.0 Anbefaling:
  • Vi synes de fleste punktene gir gode anbefalinger. Se ellers kommentarer over for der vi har innspill.